Structuur aanbrengen in de organisatie en in de informatiestromen is een eerste stap om tot rendement te komen. Maar het blijft niet bij die eerste stap. Bevindingen vanuit de praktijk moeten steeds opnieuw aangewend worden om de structuur verder te optimaliseren.

1 ordening van informatie
2 standaardisering
3 voortschrijdend inzicht benutten

1 Ordening van informatie
In de bedrijfsvoering bestaat een constante stroom van informatie. Deze kan betrekking hebben op lopende opdrachten of commercieel belang hebben voor de toekomst. De eerste stap om te komen tot een slagvaardige organisatie is: het ordenen van de informatie op zo'n wijze dat deze op het juiste moment en in context beschikbaar is.

Veel standaard kantoorsoftware laat wat dit betreft te wensen over. Omdat de software te technisch is, of te vrij, of niet voldoende aansluit bij de bedrijfspraktijk, of niet voldoende stimuleert tot resultaatgericht gebruik.

Dankzij de jarenlange ervaring in het begeleiden van kleine en middelgrote bedrijven in de dienstverlenende sector is Trias Digitaal zeer vertrouwd met de praktijk, en heeft het pakket hierop steeds meer kunnen toesnijden. Naast de techniek worden met name ook methodes en protocollen aangereikt om de gebruiker te helpen bij het op orde krijgen van de informatiestromen, zodat de software effectief wordt ingezet. Keer op keer is het succes van deze opzet gebleken.

2 Standaardisering
Een van de hoofdmiddelen om zonder al te grote inspanning tot ordening te komen is standaardisering.

Bij de inrichting van Trias 5 wordt veel aandacht besteed aan het inrichten van zogenaamde 'profiel-projecten'. Dat zijn projecten die als model dienen bij het inrichten van een nieuw project. Achterliggende gedachte is dat aan de werkzaamheden in een organisatie vaste structuren ten grondslag liggen die bewust of onbewust toegepast worden. Deze omvatten een basisstructuur voor de begroting, een aantal brieven, verslagvormen, checklists en opvolgacties. Door vooraf de blauwdrukken paraat te hebben van de organisatie, kan een nieuw project snel opgestart en ingericht worden. Naast de projectstructuren zijn bijvoorbeeld ook voor brieven simpele of geavanceerde sjablonen in te richten.

Trias Digitaal levert een standaardpakket dat zich in de praktijk bijna als maatwerk gedraagt. Een geavanceerd gebruik van instelmogelijkheden zorgt ervoor, dat het geheel voor de eigen organisatie wordt ingericht. Er zijn speciale instellingen voor individuele gebruikers en groepen van gebruikers, terwijl andere instellingen helpen om het product voor de hele organisatie in te richten. Hiermee wordt - waar mogelijk - vrijheid voor de individuele medewerker bereikt, terwijl het management nauwkeurig kan bepalen hoe het de administratie wil laten verlopen.

3 Voortschrijdend inzicht benutten
Het aanbrengen van structuur in de werkzaamheden is geen eenmalige aangelegenheid. Door veranderingen in de markt zijn aanpassingen nodig. Maar minstens zo belangrijk is het inzicht dat management en medewerkers opdoen uit lopende projecten. De focus bij Trias op het gebruik van projectprofielen helpt om maand na maand en jaar na jaar de bestaande modellen te verfijnen, op te splitsen of te combineren vanuit het voortschrijdend inzicht. Zo kan een van de belangrijkste onderdelen van het bedrijfskapitaal, de human resources, gebruikt worden om de eigen producten en methodes te verbeteren. Inzichten blijven niet beperkt tot individuele medewerkers, maar worden 'teruggegeven' aan het bedrijf en vervolgens gedeeld door iedereen die er zijn voordeel mee kan doen. Daarom speelt verslaglegging binnen de aanpak van Trias ook zo'n grote rol, want deze dient niet alleen om geschillen de baas te blijven, maar ook om opgedane inzichten gestructureerd beschikbaar te stellen.